Cinq éléments pour la préparation de l'atelier : Ainsi, votre atelier sera un succès

Vous voulez vous assurer que vos ateliers se déroulent bien ? Une préparation minutieuse est essentielle. Découvrez ici les cinq éléments dont vous devez tenir compte. 

Vous connaissez peut-être la situation : vous avez bien commencé l'atelier, votre introduction était brillante, les participants sont littéralement collés à vos lèvres. Ensuite, le premier exercice de groupe - et la surprise : une partie des participants s'engage certes brièvement dans l'exercice de groupe, mais s'égare rapidement dans des thèmes de travail actuels. Des phrases comme "Nous n'avons pas du tout le temps pour un atelier" ou "Je ne sais pas quel doit être mon rôle" fusent. Vous vous trouvez face à un dilemme et réalisez qu'il vous a manqué des informations importantes sur l'équipe ou sur la dynamique de l'équipe. Ou même sur le fait de savoir si un atelier est la bonne méthode pour répondre aux préoccupations de l'équipe. La préparation est au cœur du processus. Et des discussions approfondies avec le client. En effet, une préparation optimale comprend - outre la planification pure et simple de l'atelier - cinq éléments que vous clarifiez et examinez, dans le meilleur des cas, lors d'un entretien approfondi : 

• les attentes

• les objets de livraison

• l'environnement

• les participants

• les points d'achoppement

Les attentes : Regarde dans les coulisses de la scénographie 

L'un des facteurs les plus importants de la préparation est la compréhension des attentes du commanditaire. Que veut-il obtenir avec l'atelier ? Veut-il par exemple induire un changement de comportement ? Modifier les structures ? Réorganiser le service ? Y a-t-il peut-être aussi des attentes secondaires non exprimées concernant l'atelier, comme par exemple : donner à l'équipe le sentiment d'être impliquée dans les processus de décision. Là encore, posez des questions précises et essayez de voir ce qui se passe en coulisses, car nous ne voyons souvent que le décor - ou le théâtre. 

Les objets de livraison - ou quels résultats le donneur d'ordre attend-il ? 

La définition des objets de livraison est étroitement liée aux attentes et donc également centrale dans la préparation : Déterminez à l'avance avec quoi le client souhaite sortir de l'atelier et quels résultats concrets il attend. En définissant clairement les objets à livrer, vous pouvez vous assurer que l'atelier sera un succès pour tous les participants et que le client sera satisfait.

L'environnement de votre donneur d'ordre - ou là où le bât blesse vraiment

Chaque équipe, chaque service et chaque personne sont intégrés dans un système, dans tout un réseau de personnes, d'équipes, de services - peu importe. Il en résulte des interdépendances et les décisions ne peuvent guère être prises de manière autonome et rapide. Il est donc d'autant plus important de faire des recherches sur le donneur d'ordre : avec quoi et avec qui se bat-il ou se bat-elle ? Depuis quelle position ? Quels sont ses défis sur le marché et qui sont ses concurrents ? Il faut donc interroger le client pour savoir où il en est et comment vous pouvez vraiment l'aider. 

Les participants : un groupe de variables 

Ensuite, les participants entrent en jeu : Qui a quel rôle dans l'atelier ? Quels sont les objectifs des participants ? Que sait le commanditaire de la dynamique de groupe ? Sur leur relation avec les autres dans l'atelier ? Essayez d'en savoir le plus possible sur le groupe. Cela facilitera considérablement le travail avec les personnes, car elles sont les grandes variables de votre atelier. 

"Red Flags" : les pierres d'achoppement de l'atelier

 
Et c'est là qu'intervient le dernier point : les pierres d'achoppement et les obstacles de l'atelier. En font partie les thèmes interpersonnels mentionnés plus haut, les antipathies, la concurrence et le profilage. Il est important de faire attention à ces soi-disant "red flags" et, le cas échéant, de prendre au préalable des contre-mesures appropriées (par exemple en répartissant les groupes de manière adéquate pour les exercices et les 

Conclusion 

Tout cela semble être beaucoup de travail avant même de commencer à planifier l'atelier proprement dit. Mais nous pouvons dire par expérience que le jeu en vaut la chandelle. Toutes les personnes concernées en profiteront. Le client se sent compris et conseillé, vous connaissez toutes les circonstances importantes et les participants seront plus engagés et bien préparés. Que voulez-vous de plus ?