Consistance des processus dans la communication ? – Maintenant arrêtez donc !

As-tu déjà réfléchi à la cohérence des processus dans la communication? La cohérence vers l'extérieur est l'un des piliers de la communication intégrée et reçoit beaucoup d'attention dans les services de communication. Cependant, elle est souvent traitée de manière bien plus négligente au sein du processus communicationnel. Nous voulons changer cela et montrer pourquoi elle est si importante ici.

Bien entendu, la cohérence vers l'extérieur joue un rôle majeur dans la communication intégrée. Ses avantages pour nos groupes cibles résident dans le fait qu'ils auront beaucoup plus de facilité à établir la confiance en une organisation. La confiance repose sur la transparence. Si une organisation adopte constamment de nouveaux points de vue sur le même sujet, cela peut sembler déroutant - c'est-à-dire incohérent. Cela nuit à la perception publique et donc à l'image d'une organisation. 

Processus cohérents

La question de la cohérence des processus est traitée de manière bien plus négligente au sein des services de communication lorsqu'il s'agit de processus. Des processus cohérents en interne sont une condition préalable à une communication cohérente vers l'extérieur. Cela va au-delà de l'application cohérente d'une CI/CD. Pour développer un «langage» commun au sein d'une organisation, qui va au-delà de ce qui peut être consigné dans un manuel CI/CD, les processus doivent également être cohérents. La communication est de plus en plus rapide. Nous devons être capables de réagir rapidement à l'imprévu. En négatif, comme en positif. Des processus d'approbation fastidieux, la redéfinition constante des processus et le mauvais enchaînement des étapes affaiblissent la capacité d'action d'un service de communication efficace. Il est évidemment impossible de compenser chaque cas de figure. Cela fait partie de la nature des choses qu'il y ait toujours des cas exceptionnels qui ne peuvent pas être intégrés dans des étapes de processus prédéfinies. C'est précisément pour cette raison qu'il est important que ces modèles puissent être appliqués à 99 pour cent des cas. Il faut donc suffisamment de ressources et de liberté d'action pour être en mesure de traiter le pour cent restant - avec une qualité maximale. 

Les compétences sont demandées - mais lesquelles?

Mais comment assurer cela précisément? Comment faut-il procéder?

La première étape est fastidieuse et laborieuse: l'ensemble des activités de communication doit être découpé en étapes individuelles. Cela nécessite une approche très analytique. Une compétence qui, sans vouloir offenser qui que ce soit, n'est pas nécessairement au centre de l'attention dans le secteur de la communication. La créativité, les compétences en rédaction et en présentation - ou même la capacité à représenter une organisation vers l'extérieur - sont demandées. Par contre, on recherche plutôt l'esprit analytique dans les secteurs financier ou informatique. Parfois aussi à juste titre. Cependant, il est bon pour nous d'acquérir ces compétences de manière sélective. Ainsi, dans une organisation, nous avons des forces capables de comprendre l'ensemble du processus de communication et de l'analyser. Cela signifie que la personne doit non seulement être capable de démanteler le processus, mais aussi de le remonter de manière significative.

"La digitalisation du processus de communication constitue déjà le premier pas dans la bonne direction."

En effet, plus les processus sont chaotiques et peu clairs, moins il est possible de générer une production cohérente. Découper et remonter le processus est une tâche herculéenne de détective. Mais à la fin, nous avons une horlogerie dans laquelle toutes les roues dentées s'engrènent parfaitement. 

Si une personne ne possède pas la compétence nécessaire et ne peut pas l'acquérir dans un avenir proche, il est bon pour elle de l'acquérir. Le désavantage ici est que la personne externe doit d'abord se glisser dans les processus existants. Cependant, le regard extérieur peut parfois faire des merveilles. 

L'IT peut également apporter une aide supplémentaire 

La digitalisation du processus de communication constitue déjà le premier pas dans la bonne direction. L'efficacité de l'optimisation des processus peut donc être considérablement améliorée en la couplant à un logiciel de gestion de la communication. Qu'il soit déjà en service ou qu'il doive être introduit ne revêt pas d'importance. Dans certains cas, cela peut faciliter la révision de processus existants (ou manquants) dans le cadre de l'introduction d'un nouveau logiciel. Il est évident qu'il est inutile de superposer un outil fonctionnant de manière cohérente à des processus chaotiques. Il vaut mieux consacrer les ressources nécessaires à la réflexion sur les processus plutôt qu'à adapter la logique d'un logiciel à des processus incohérents avec des palliatifs improvisés. Finalement, chaque outil de gestion est basé sur des modèles et ne peut pas être adapté de manière arbitraire à des processus individuels - souvent inutiles. En particulier les outils qui prétendent fonctionner de manière transversale reposent sur des processus optimisés de manière objective. S'ils ne le font pas, c'est-à-dire si les processus peuvent être complètement librement composés, le chaos est le même à la fin qu'au début.

Longue histoire courte: Un outil de gestion de la communication judicieusement sélectionné ne fait pas seulement avancer la digitalisation, mais soutient également l'optimisation des processus. Parce que la logique de chaque logiciel est basée sur un processus déjà optimisé et aide à démonter votre propre travail en étapes de processus individuelles. Avant d'être réassemblées en harmonie avec ce logiciel.